Es ist schade, überflüssig und teuer, jedoch geht es halt nicht anders, als über den Amtsweg.

Akzeptiere es, zieh' die Konsequenzen und wenn die Kommunikation halt ausschließlich über deinen Anwalt geht... isso.
Nimm' alle Belege mit, wäre auch mein Rat.
In der Zukunft, wenn deine Ex mal realisiert hat, das vorbei = vorbei bedeutet, könnte sich euer Verhältnis etwas entspannen. Wird aber Jahre dauern, falls es überhaupt eintritt.
Wegen des aktuellen Urlaubs... sag' ihr dein Chef lässt Dir jetzt keine Wahl meht, außer Zeitraum X.
Tatsache mitteilen - fertig.
Kein fragen, ob es geht, kein absprechen wollen.
Nur die Tatsache.
Würde ich kommenden Montagabend machen. Alternativ nächsten Freitag, damit etwas Ruhe reinkommt.
Hole Dir fachkundige Beratung, wie das mit der Elternebene klappen kann. Damit Du einen Profi an der Seite hast, der Dir den Rücken stärkt und unterstützt. Der / die kann auch anderes wahrnehmen als Du und ev. helfen erfolgreicher zu kommunizieren, vielleicht auch manches erklären.